Contar con información integrada y oportuna permite a los negocios del sector mejorar la planeación de la producción, optimizar recursos y responder con mayor precisión a las exigencias del mercado
La capacidad de tomar decisiones basadas en información confiable y oportuna es un factor clave para la competitividad de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) del sector manufacturero en México. En una industria donde la eficiencia operativa, el control de costos, la disponibilidad de materias primas y el cumplimiento de los tiempos de entrega influyen directamente en la rentabilidad, disponer de información actualizada sobre cada etapa del proceso productivo resulta fundamental.
Sin embargo, conforme las operaciones aumentan en volumen y complejidad, integrar y analizar los datos que generan las distintas áreas del negocio representa un importante desafío. Datos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), citados en El poder de los datos: Impulsando la transformación digital de las PyMEs de América Latina, señalan que más del 70% de estas empresas toman decisiones financieras sin respaldo en datos.
En el ámbito manufacturero, esta situación puede agravarse cuando la información sobre inventarios, órdenes de producción, compras, costos operativos y ventas permanece dispersa entre hojas de cálculo, sistemas administrativos independientes y registros manuales, lo que dificulta tener una visión integral del desempeño de la empresa.
“Una variación en el costo de las materias primas, un retraso en el abastecimiento o una diferencia en los inventarios puede afectar la producción, los tiempos de entrega y los márgenes de utilidad. Aunque las hojas de cálculo pueden funcionar en operaciones pequeñas, conforme aumenta el número de pedidos, productos y proveedores, se vuelve indispensable contar con información integrada que permita optimizar recursos y tomar decisiones con mayor precisión”, señala Carlos Castellanos Leal, director Comercial y de Servicio de Castelec Internacional.
Cuando las herramientas de gestión comienzan a limitar la producción
En el sector manufacturero, el crecimiento de las operaciones exige una mayor coordinación entre la planeación de la producción, el abastecimiento de materias primas, el control de inventarios, las ventas y la administración financiera. Sin embargo, las herramientas que inicialmente permiten gestionar estas actividades pueden resultar insuficientes conforme aumenta el volumen de pedidos, se diversifican las líneas de producción y se incrementa la complejidad de los procesos.
Aunque no existe un tamaño de empresa ni un volumen de producción que determine por sí solo cuándo es necesario adoptar una solución más robusta para gestionar la información, Castellanos señala que existen indicadores que permiten identificar cuándo los sistemas actuales han dejado de responder a las necesidades operativas del negocio, evidenciando la necesidad de incorporar soluciones como un ERP para integración mejor de la información.
¿Cómo saber si la empresa ya necesita soluciones como un ERP?
Entre las principales señales de alerta destaca las siguientes:
- La información se captura repetidamente en distintas áreas. Esta duplicidad incrementa la carga operativa, favorece las inconsistencias y dificulta mantener registros confiables sobre los recursos utilizados.
- Falta visibilidad sobre inventarios, costos y capacidad productiva. Cuando la información sobre materias primas, costos y capacidad productiva está dispersa, aumenta el riesgo de planear con datos incompletos, realizar compras innecesarias o comprometer fechas de entrega difíciles de cumplir.
- El aumento de pedidos genera errores y retrasos en la producción. Las diferencias entre inventarios físicos y registros administrativos, la falta de materiales, los errores en las órdenes de fabricación y los ajustes constantes en la programación pueden indicar que los procesos de gestión ya no responden al ritmo de crecimiento de la planta.
- Los reportes operativos y financieros llegan demasiado tarde. Si la dirección necesita esperar varios días para conocer los costos de producción, los niveles de inventario, el avance de las órdenes o los márgenes de rentabilidad pierde capacidad para reaccionar ante variaciones en la demanda, incrementos en el precio de los insumos o problemas de abastecimiento.
De la información dispersa a una gestión integrada
Cuando estas dificultades se vuelven recurrentes, las empresas manufactureras necesitan replantear cómo gestionan su información para tomar decisiones y crecer. Una alternativa son los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) para PyMEs, que permiten integrar compras, inventarios, producción, ventas y finanzas en una misma plataforma.
Esta integración facilita el seguimiento de las operaciones, desde el abastecimiento de materias primas hasta la entrega del producto terminado, y reduce la duplicidad de registros, los errores y la dependencia de procesos manuales. Sin embargo, el directivo de Castelec Internacional advierte que implementar un ERP no garantiza por sí solo una mejor gestión. “La integración tecnológica debe responder a los problemas operativos de cada organización y no convertirse en un proyecto de digitalización sin objetivos definidos”.
Por ello, recomienda priorizar los procesos con mayor impacto en los costos y la rentabilidad. En manufactura, esto implica fortalecer la coordinación entre el abastecimiento de materiales, la planeación de la producción, el control de inventarios y los costos de fabricación.
Asimismo, Castellanos destaca que, al evaluar qué ERP conviene para una PyME que está creciendo, es fundamental considerar su capacidad para integrar procesos, adaptarse a las necesidades del sector, incorporar nuevas funcionalidades conforme evoluciona la operación y contar con soporte técnico especializado.
Fuente: Castelec Internacional
