selección del editor
Como empezar a implementar transformacion digital en tu empresa
Para las empresas es común escuchar el termino de transformación digital, sin duda es algo que deben aspirar a adoptar, pero ¿Es algo caro?, ¿Requiero recursos adicionales?, ¿Perderé tiempo haciéndolo?, he aquí algunas reflexiones que pueden orientarte.
Antes de comenzar cualquier implementación de transformación digital de un negocio hay que evaluar la situación actual. En mi punto de vista sugiero comenzar haciendo un mapa o diagrama de flujo de cómo funciona la empresa hoy en día, simplemente trazando de forma gráfica como viaja el flujo de información en la misma, desde que se cotiza un proyecto, desde que inicia una orden de trabajo, cuando se inician operaciones y se entrega el producto. Cada fase del proceso en la empresa es clave en este tema, y en cada una de estas fases, es importante a identificar las entrada y salida de datos. Este es un ejercicio donde participa personal de cada una de las áreas de la empresa.
Existen varias metodologías para llevarlo a cabo como Value stream mapping, pero aun sin esa herramienta, es posible crear un diagrama de arranque para este camino de implementación.
Definición.
Transformación digital es mover los procesos de lo físico a lo digital (digitalización), en una interacción hombre máquinas, computadora. La transformación digital está en prioridad en la agenda de todos los ejecutivos en todas las industrias, y se considera un requisito previo para impulsar cambios graduales en su eficiencia y garantizar la supervivencia de las empresas. El resultado de implementación digital es la base para mejor toma de decisiones, mejorar en calidad, ahorro en costos y elevar eficiencia. La empresa estará en su camino hacia industria 4.0.
El objetivo.
El objetivo es implementar un proceso digital, para lo cual hay que tener hecho este diagrama de flujo que llamaremos mapa, será nuestra base para identificar inicios y finales de cada etapa, ahí veremos qué datos, documentos requiere cada etapa, tiempo y recursos involucrados.
Ya identificado este mapa de la empresa, tendremos visibilidad de información, podemos comenzar a identificar en qué departamento de la organización conviene invertir esfuerzos para mejorar. Esto es donde está el 80/20 de nuestro objetivo o donde están los problemas con más altos índices de retraso, de inconformidades o que puedan provocar un error. Quiere decir que, si comenzamos resolviendo esa fase, estaremos resolviendo gran parte de nuestro objetivo.
Iniciar la transformación digital en esta etapa identificada de la empresa, sería la mejor opción para comenzar con un impacto de beneficio directo al cliente. Para empresas con presupuestos más elevados, se puede identificar varias o todas las etapas de su cadena de producción y asignar equipos por departamento que comiencen a trabajar en ellas.
Breve ejemplo.
Supongamos que el área que identificamos es el departamento comercial o de ventas, encontramos que, por documentación incompleta, no se entregan los datos suficientes a la siguiente etapa del proceso, por ejemplo, se recibe una orden de compra, que fue hecha con una cotización deficiente y que por tanto entrega datos incompletos para iniciar el diseño del producto o la producción en cuestión. Trabajar en esta etapa del proceso de la empresa implica rehacer un mapa aún más detallado de entradas y salidas de información, de filtros de calidad e impactos en caso de que algo no se cumpla. Con esto identificado, podemos pasar a tener un panorama claro de que tecnología es adecuada para cubrir esta etapa del proceso.
Siguiendo con el ejemplo, una aplicación de tecnología podría resolver que se cumplan estos filtros de información y no dejar pasar a la siguiente fase con datos incompletos. Si la cotización no considero ciertos procesos, no deberíamos aceptar la orden de compra, o si esta orden de compra no indica la información necesaria de inicio no podríamos pasar a la orden de trabajo de arranque. Pensemos que la orden de compra no traía datos como color, cantidades, formas, etc., esta deficiencia de información es el inicio para la mala calidad. Lo que buscamos es no recibir, no generar, no enviar defectos.
Como todas las Pymes persiguen venta, en un caso como este, el régimen de ajustarnos es duro y de seguro habrá conflictos entre personal, pero esta es la manera de adaptarse a la transformación digital, implica una cultura, la cual no funcionara sin el apoyo de la dirección general. La implementación de tecnología en cuanto a sistemas siempre se puede dejar flexible para la falta de información, es un tema que no podemos dejar de comentar ya que esto es una realidad aun en las más grandes empresas. Así como este, podemos citar un ejemplo por departamento y en cada uno encontraremos oportunidades que al fin del día se podrán acortar su ciclo e incrementar la calidad.
Panorama completo para mejor toma de decisiones.
Una vez resuelto un mapa para cada etapa del proceso, la dirección podrá tener una visión más completa de su proceso y tomar decisiones de que tecnología implementar, si una solución por etapa o una para la organización general. Una que considera todos los datos administrativos y otra para los de ingeniería producción, o una completa. De este mapa también se podrán determinar los indicadores de cada una de ellas para después pasarlos a medir y tener métricas de la empresa al momento e irlas mejorando.
Porque algunas empresas no entran en esta transformación digital
No es descabellado pensar que la dirección no asignara recursos laborales para distraerse de sus actividades y menos que comiencen a laborar esta documentación, en particular en pequeños talleres y empresas. Si la dirección no está al día en estas prácticas, es una oportunidad para el personal.
La gran oportunidad para sus empleados es lograr provocar o iluminar a sus patrones con estas ideas, solo cuando decidan hacerlo, deben documenta bien lo que vas a presentar, siempre es buen acercar a proveedores de tecnología como aliados en este camino. Las grandes organizaciones así lo hacen, forman grupos de trabajo con sus empleados, que son labores adicionales a sus actividades normales, para ellos participen en equipos de cambio o innovación, e implementen estos cambios, y todos se mide en sus indicadores de desempeño.
Solo algunos con otra visión, subcontratan consultores para que les apoyen en este camino, lo cual es bastante valido ya que quitaría estrés a su personal. En este caso se nombra a un líder de la empresa que se coordinara con el consultor para las actividades de transformación digital, las cuales deben tener total respaldo de la dirección.
Que herramientas de transformación digital podrían usarse.
No es la intención de este documento hablar de una aplicación informática o de hardware en particular. De forma general los datos de la empresa se pueden llevar en un sistema o plataforma llamada ERP (planeación de recursos de la empresa), depende del presupuesto, hay desde pequeños a grandes, estos sistemas llevan embebidas las aplicaciones de CRM relación con clientes, cotización, recursos humanos, compras, producción, etc. Otros componentes pueden ser el PLM para el manejo de datos de diseño CAD y manufactura CAM, también hay opciones desde menos a más. La propiedad intelectual no es ajena a esto por lo que los departamentos legales también participan. Hoy con la opción de informática en la nube algunos de estos conceptos se han vuelto más económicos.
Claro que hay aplicaciones aisladas por departamento que existen hoy en día en la oficina, se verá como estas pueden encajar con las otras tecnologías para mejor provecho, una vez con el mapa en la mano. No importa que sean en Excel, Word o programas de ilustración, la información que contienen será de utilidad.
En el caso de manufactura y fabricación, optimizar el mantenimiento, medir el desempeño y tener indicadores, es clave para dar tener ciclos óptimos de producción y por consecuencia rentabilidad. Aplicaciones como MES, MOM, IoT o de fabrica digital serán algunas sugerencias, y dependerá de cada empresa en particular.
Depende de cada organización la selección de estas opciones, tendrá que ver en base a su intención de inversión o de hacerlo desarrollos por ellos mismos, o de conseguir prestamos o incentivos del gobierno en programas de innovación (mejor opción en mi opinión). Normalmente el ejercicio de retorno de inversión, teniendo los datos de proyección adecuados sale positivo, el inicio de esta desarrollo será lento, pero al cabo de un tiempo se ven los resultados, principalmente cuando se vaya haciendo la implementación en cada departamento, donde cada uno de ellos va a ir progresando
Conclusión.
La realización del mapa de información de la empresa será el documento de apoyo que necesitará la dirección, su grupo de empleados, proveedores, socio o consultores de las Pymes, para que inicien con ustedes el camino hacia industria 4.0 mediante la transformación digital. Este es un solo un punto de partida, hay que saber que el mapa inicialmente planteado ira cambiando en el tiempo, los resultados se verán en costos, venta, calidad, eficiencia de operación y una cultura digital. Si tu empresa desea iniciar su camino hacia la transformación digital y deseas comentar al respecto, puedes escribirme a la zona de contacto y lo comentaremos.
Por: Sergio Alvarez editor de 3DCadPortal.com
